Spesenabrechnung – Raus aus der Grauzone

Spesenabrechnung

Korrekte Spesenaufzeichnung ist das A und O

Das Thema Spesen ist bekannt, unbeliebt und erzeugt bisweilen Augenrollen bei allen, die damit beschäftigt sind. Nicht nur, dass die korrekte Reisekostenabrechnung ein wahrer Paragraphendschungel ist, in dem man sich ohne weiteres verirren kann. Auch die Fahrer können Unternehmern bewusst oder unbewusst einen gehörigen Strich durch die Rechnung machen.

Die schwarzen Schafe unter den Fahrern

Viele Fahrer sind mit ihrem Lohn nicht zufrieden und nutzen die Spesenabrechnung, um ihr Gehalt nach oben zu drücken. Hier rundet der Fahrer die Fahrzeit einfach ein wenig zu den eigenen Gunsten auf, um die Mindestabwesenheitsdauer – z.B. von mehr als acht Stunden – zu erreichen und damit Anspruch auf die „Verpflegungsmehraufwandspauschale“ zu haben. Nach dem Motto: „Ein Viertelstündchen mehr oder weniger, das macht doch nix aus!“ wird der Nettolohn durch die steuerfreie Spesenzahlung etwas aufgestockt. Prinzipiell können die Fahrer in ihren händischen Aufzeichnungen auch alles angeben, was irgendwie glaubhaft erscheint. Die Reisekostenaufstellungen allein sind de facto nicht nachvollziehbar. Der Unternehmer hat keine Überprüfungsmöglichkeit (wenn die LKW nicht GPS-überwacht sind) und zahlt dann brav die Rechnungen. Andere Fahrer tricksen bei den Grenzübergängen. Ein Fahrer fährt z.B. über die Schweiz nach Italien. Um 23:00h kommt er dort an, schreibt auf seinem Spesenblatt aber auf, im schweizerischen Lugano genächtigt zu haben. Warum? Der Spesensatz für die Schweiz übersteigt den Italiens um zwei Euro und maßgeblich für die Berechnung ist der letzte Aufenthaltsort, der vor 24h erreicht wurde. Der Spesenticker läuft dann sozusagen in der falschen Ortszeit.

Es gibt noch andere Arten des Spesenbetrugs, die aber alle nach ähnlichem Muster laufen. Falsche Aufzeichnungen bei fehlender Kontrollmöglichkeit in der Zettelwirtschaft.

Neue Kontrollmethoden

Bisher zielten die Prüfbeamten meistens auf Verstöße der Fahrer gegen die Arbeits- und Lenkzeiten. Mit Revisionssoftware (IDEA-Software) lesen sie dann die DTCOMassenspeicherdaten aus, um Lenkzeitsünder aufzuspüren. Bußgelder werden im Fundfall nicht nur vom Fahrer, sondern auch vom Unternehmer kassiert. Sind die DTCO Daten nicht ordnungsgemäß ausgelesen oder aufbewahrt, wird ebenfalls zur Kasse gebeten. Neuerdings fangen die Beamten aber auch an, Spesenbetrügen nachzugehen. Dazu überprüfen sie die händischen Aufzeichnungen der LKW-Fahrer mit den Daten des DTCO und der On Board-Unit. Passen z.B. die elektronisch erfassten Grenzübertrittszeiten nicht mit den händischen Aufzeichnungen der Fahrer zusammen, hat man als Unternehmer ein Problem. Dass Kontrollen kommen ist vorprogrammiert, die Kontrollen sind nur eine Frage der Zeit. In internen Schreiben der Prüfungsbehörden heißt es, man sei bestrebt „eine hohe Prüfungsdichte zu erreichen“, der „Fernfahrer“ schreibt im selben Ton: „Das Geld im Haushalt der Länder ist knapp, die Prüfungen der Finanzämter sind rigider geworden.

Wie gehen Spediteure mit der Situation um?

Viele Unternehmer schauen über die kleinen Ungereimtheiten in den Aufzeichnungen ihrer Fahrer hinweg. Man möchte den Fahrern durchaus an der Steuer vorbei etwas zugute kommen lassen.

Naturgemäß sieht der Staat das anders, weil er sich um seine Sozialabgaben betrogen sieht. Das böse Erwachen der Unternehmer erfolgt dann im Falle einer Betriebsprüfung. Da Spesenzahlungen steuer- und sozialabgabefrei sind, ermittelt man in diesen Fällen wegen Steuerbetrug und Erschleichen von Sozialleistungen. Der Unternehmer ist dabei der Leidtragende. „Unternehmerhaftung“ lautet das Zauberwort, das den Chef für das Fehlverhalten seiner Mitarbeiter zahlen lässt. Denn für den Staat unterliegen Organmitglieder eines Unternehmens (also Geschäftsführer, Vorstände, etc.) dem weitreichenden Haftungsmaßstab „der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmannes“. Bereits leichteste Fahrlässigkeit bei Missachtung dieser weitreichenden Sorgfaltspflichten können zu Schadenersatzansprüchen in erheblichem Ausmaß führen. Und genau das ist der Fall, wenn sich bei der Erhebung der Verpflegungsmehraufwandspauschale Fehler einschleichen. Der Staat kennt dort keinen Spaß.

Korrekte Aufzeichnungen sind das A und O

Manche Speditionen setzen tatsächlich Detektive gegen ihre Fahrer ein. Die meisten Unternehmen entscheiden sich aber für eine automatisierte Spesenaufzeichnung, die mit dem GPS-Tracking der im Fahrzeug eingebauten Hardware korrespondiert. Vom Betriebssitz aus können Sie das Verhalten der Fahrer genau im Auge behalten und Spesenbetrug vermeiden. Dabei ist es nicht einmal so, dass Fahrer um jeden Preis betrügen wollen. Die meisten Fernfahrer gehen brav und pflichtbewusst ihrer Arbeit nach, das ist schon anstrengend genug.
Viele Fehler entstehen auch einfach durch Unachtsamkeit. Und das kann dann auch in der Verwaltung geschehen, z.B. bei der Datenübertragung. Dann, wenn die Spesenzettel am Monatsende erfasst und in die Buchhaltung eingearbeitet werden müssen. Immerhin, das neue Reisekostenrecht für 2014 verspricht etwas weniger Verwaltungsaufwand durch die nur noch zweistufige Staffelung der Mindestabwesenheitszeiten. Doch auch hier ist eine präzise und korrekte Aufzeichnung der tatsächlichen Routen, Tätigkeiten und Reiseausgaben das A und O für nachhaltige Rechtssicherheit.

Neues Reisekostenrecht ab 01.01.2014

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Arbeitgeber muss „erste Arbeitsstätte“ des Arbeitnehmers festlegen zweistufige Staffelung der Auswärtszeiten:

mehr als 8h -> 12€
mehr als 24h ->24€

  • An – und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung:

pauschal 12€ bei auswärtiger Übernachtung, auch wenn die Abwesenheitsdauer weniger als 8h betrifft.

  • Pauschaler Abzug von…

20% des Pauschbetrags, wenn das Frühstück gestellt wird
40% des Pauschbetrags, wenn das Mittagessen gestellt wird

  • Auslandstätigkeit:

ab 24 Stunden Abwesenheit
120% oder bei allen übrigen Fällen
80% der nach dem BRKG festgesetzten Tagegelder

mehr Infos unter: www.bdi.eu

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