Schneller Start im Zentrallager für Pandemieschutz-Hilfsmittel des MAGS NRW
Deutsches Rotes Kreuz - Landesverband Nordrhein für das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales NRW
Rahmenbedingungen
Koalition von DRK und Gesundheitsministerium
Im März 2020 stand endgültig fest stand, dass mit SARS COV-19 ein Virus in die Welt gelangt war, das Schutzmaßnahmen von bislang unbekanntem Ausmaß erfordert. Das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen (MAGS NRW) reagierte rasch und beschaffte auf dem schon angespannten Weltmarkt riesige Mengen an Schutzausrüstung. In Rekordzeit konnten Millionen Masken, Schutzanzüge und Handschuhe eingekauft und von Fernost nach Düsseldorf gebracht werden. Für die logistische Abwicklung vor Ort stand die gut eingespielte Struktur des Deutschen Roten Kreuz mit seinen 67 Kreisverbänden in NRW zur Verfügung. Sie organisiert auf Bitten des MAGS NRW die Verteilung der Schutzausrüstung in den fünf Regierungsbezirken Nordrhein-Westfalens.
Interrimslager in Halle 6 der Messe Düsseldorf
Schon nach wenigen Wochen stand fest, dass die ergriffenen Maßnahmen sicher für etliche Monate aufrecht erhalten werden müssten. Als zentraler Stützpunkt wurde die zu diesem Zeitpunkt verwaiste Halle 6 der Messe Düsseldorf eingerichtet. Gemeinsam mit dem DRK organisiert das MAGS NRW von hier aus die Verteillogistik für das gesamte Schutzmaterial.
Prüfen, zwischenlagern und verteilen
Die ankommende Ware muss zunächst geprüft werden: Da wegen der enormen weltweiten Nachfrage Schutzausrüstung knapp geworden ist, wird angekauft, was verfügbar ist. Die Zertifizierung der gelieferten Waren erfolgt daher erst vor Ort in Düsseldorf. Nur erfolgreich geprüfte Artikel gelangen so zu den Gesundheitseinrichtungen des Landes NRW.
Die Bedarfsfeststellung erfolgt an den Gesundheitsämtern der Regierungsbezirke und wird vom MAGS zentral koordiniert. Von hier werden die Aufträge zur Belieferung der Regierungsbezirke erteilt, die schließlich vom DRK Nordrhein logistisch organisiert und ausgeführt werden.
Herkulesaufgabe für Idealisten
Keiner der Beteiligten ist Logistik-Profi oder erfahren in den Fallstricken der Lagerverwaltung. Die Organisation der Bestände, die Kontrolle der bereits zertifizierten und der noch zu prüfenden Waren, die Überwachung der avisierten Lieferungen, die Koordination der von den Landkreisen abgerufenen Ausrüstung und die Planung der dafür zu erledigenden Ausliefer-Fahrten erfolgte komplett in Excel-Tabellen und mit enormen Bergen Papier. Bis Juli 2020 waren allen über 92 Millionen Atemschutzmasken durch das Zentrallager in Düsseldorf geschleust worden.
Eine Mammutaufgabe, die schon bald nicht mehr ohne IT-Unterstützung zu schaffen war. Aufgeblähte Tabellendokumente und ein ständig wachsender Artikelstamm machten die Arbeit schon nach wenigen Wochen so unübersichtlich, dass die notwendige Geschwindigkeit in der Abwicklung ausgebremst zu werden drohte.
Die Suche nach einer einfach zu implementierenden Lösung für Lagerverwaltung ohne aufwändige Infrastruktur wurde aufgenommen und schon bald war mit cargorent der ideale Kandidat gefunden.
Herausforderungen
Instant Lagerverwaltung für komplexe Artikelstruktur
- Übernahme von Beständen und Bewegungen aus Excel nach cargorent
- extrem kurze Einführungsphase
- unübersichtlicher, ständig wachsender Warenbestand
Ein spontanes Projekt wie das zur Organisation von Hilfsmitteln verlangt eine schnelle Reaktionszeit aller Beteiligten, um eine rasche Inbetriebnahme zu ermöglichen.
Besonders komplex war der zusammengetragene Warenbestand. Nicht nur lagen über 800 Artikel vor, die weder aufgrund von Verpackung oder Artikelnummer unterschieden werden konnten, auch waren die Verpackungsgrößen der Artikel von Lieferung zu Lieferung unterschiedlich. Die Harmonisierung und Standardisierung von Artikeln, Klassen und Packungsgrößen war daher eine zentrale Aufgabe.
Zudem musste der bis dahin in Excel erfasste und geführte Bestand in die Datenbankstruktur überführt und dabei auf gängige logistische Größen umgelegt werden.
Zugleich durfte die Einführung einer neuen Lagerverwaltung den Warenfluss nicht aufhalten oder gar unterbrechen, da die zu beliefernden Kliniken und Hilfseinrichtungen dringend auf die Schutzausrüstungen angewiesen waren und sind. Aus dem heterogenen Bestand heraus mussten täglich bis zu 25 LKW-Ladungen mit den für die Landkreise bestimmten Hilfsmitteln zusammengestellt werden.
Lösung
cargorent als flexible Cloud-Lösung
cargorent ist als Cloud-Software für einen schnellen Start besonders geeignet. Es erfordert weder den Aufbau einer Hardware-Infrastruktur, noch die Installation von Software.
Für den Barcode-Scan bietet cargorent Apps für Geräte mit Android Betriebssystem an. Die Apps können sowohl in entsprechenden Industrie-Scannern wie auch in handelsüblichen Smartphones genutzt werden.
Mit der einfach zu konfigurierenden Import-Funktion des cargorent WMS ist die Übernahme gewachsener Datenbestände aus Excel-Tabellen ohne großen Aufwand möglich.
Neben den Funktionen aus dem Bereich WMS stellt cargorent auch wesentliche Bereiche aus der Transportlogistik für die Zusammensztellung von Touren bereit. Transportaufträge konnen so von der Auslagerung bis zur Ablieferung in einem zentralen System gesteuert werden.
Umsetzung
Sanftes Live schon vor dem Start
Das Projekt wurde im Mai 2020 durch das MAGS NRW initiiert und konnte unter der Führung des DRK Landesverband Nordrhein eV im Juli 2020 an den Start gehen.
Bereits ab Mai stellte loglevel einen voll funktionsfähigen Zugang zur cargorent Lagerverwaltung in der Cloud bereit. So konnten die Mitarbeiter von MAGS und DRK schon vor dem Projektstart einen ersten Eindruck vom Umfang und den Funktionen des Lagersystems gewinnen.
Übernahme von Beständen
Mit dem Projekt Kick-Off im Juli 2020 begann der Import aller bisher manuell geführten Bestände in das cargorent WMS.
Cargorent hält hierfür verschiedene Modelle für den manuellen Import bereit. Aus CSV und Excel können Daten übernommen werden. Die Aufteilung der Felder ist dabei flexibel konfigurierbar und kann den jeweiligen Anforderungen mit wenigen Klicks angepasst werden.
Über 800 Artikel, unterteilt in Artikelgruppen wie Schutzmasken, Handschuhe und Anzüge, wurden so im Artikelstamm angelegt und die zugehörigen Bestände eingebucht.
Umlagerung und Inventur
Zu den besonderen Anforderungen dieses Projekts gehört es, dass die Waren nach ihrer Anlieferung auf herkömmlichen Euro-Paletten auf kleinere Transporteinheiten umgeschlagen werden müssen, um in den Fahrzeugen des DRK an die Einrichtungen der Kreise verteilt werden zu können.
Diese ohnehin notwendige Aktion wurde genutzt, um eine initiale Inventur der Bestände in cargorent zu erledigen, ohne dabei den Betrieb durch zusätzliche Arbeiten zu behindern. Per Scan konnten so die zuvor ins System geladenen Bestände verifiziert und ihrem endgültigen Lagerplatz zugeordnet werden.
Für den Gesamtbestand von mehr als 5 Millionen Masken und weiterer Teile konnte die Aktion in nur einem Tag abgeschlossen werden.
Ergebnis
mit cargorent die Bestände im Griff
Seit Juli 2020 arbeitet das DRK Nordrhein im Auftrag des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales erfolgreich mit dem cargorent LVS. Die Bestände werden nun systematisch und zentral im cargorent LVS verwaltet.
In der Verwaltung befinden sich rund 800 verschiedene Artikel, die zu den Produktgruppen Atemschutzmasken, Schutzbrillen, Schutzanzüge, Handschuhe oder Visiere gehören.
Aus dem gelagerten Bestand rufen die Gesundheitsämter der 5 Regierungsbezirke Arnsberg, Detmold, Düsseldorf, Köln und Münster die benötigten Materialien ab. Die Abrufe werden als Aufträge nach cargorent importiert und die Auslagerungen und Transportaufträge werden erzeugt. Es werden täglich bis zu 25 LKW-Ladungen an Schutzausrüstung vom Zentrallager aus an die Krankenhäuser und Gesundheitsämter der Regierungsbezirke verteilt.
Die Übersichtlichkeit der vorhandenen Bestände konnte signifikant verbessert werden. Alle beteiligten Partner profitieren von der vereinfachten Bearbeitung von Abrufen und den klaren Arbeitsabläufen, mit denen cargorent hilft, das Lager zu strukturieren und zu organisieren.
Über unseren Kunden
Deutsches Rotes Kreuz Landesverband Nordrhein e.V.
Auf’m Hennekamp 71
40225 Düsseldorf
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Der Landesverband Nordrhein ist Teil des Deutschen Roten Kreuz und zählt mit seinen rund 500.000 Mitgliedern zu den größten Verbänden der Bundesrepublik. Der Verein ist in 67 Kreisverbänden organisiert und stellt neben Krankentransporten auch Hilfe bei Katastrophen und Unfällen, unterhält Beratungsstellen, leistet Wohlfahrts-, Kinder-, Jugend- und Sozialarbeit u.v.m.
Gemeinsam mit dem Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen stemmt das DRK seit April 2020 die Versorgung aller öffentlichen Einrichtungen mit Corona-Schutzausrüstung in den fünf Regierungsbzirken des Landes NRW.
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